Автоматизация в CRM: какую рутину отдать системе в первую очередь
Одно и то же руками каждый день: сделка перешла в работу — поставить задачу; счёт оплачен — поблагодарить клиента. Такие дела забываются не от лени, а потому что их слишком много.
Как понять, что пора автоматизировать
Возьмите неделю и запишите всё, что сотрудники делают «по регламенту»: одинаково, по одному и тому же поводу. Если дело повторяется несколько раз в неделю и зависит от события в CRM — его стоит отдать системе.
Пять правил, с которых стоит начать
- Сделка перешла на стадию «Замер» — задача замерщику со сроком на завтра.
- Выиграна крупная сделка — уведомление руководителю. Условие по сумме отсекает мелочь.
- Счёт оплачен — письмо клиенту с благодарностью и запись в ленте сделки.
- Сделка проиграна — задача перезвонить через месяц: часть клиентов возвращается.
- Выполнена задача по сделке — уведомление ответственному, чтобы он двигал дело дальше.
Почему «когда — если — сделай», а не схема со стрелками
Большие CRM предлагают рисовать процессы блок-схемами. Нарисовать их можно за вечер, а разобраться, почему через полгода задача ушла не тому, — уже нельзя. Правило, которое читается одной фразой, понятно любому, кто откроет настройки.
Как это устроено в VybeCRM
Решение «Автоматизация» слушает события системы — смена стадии, оплата счёта, новая задача — и выполняет действия: ставит задачу, пишет письмо клиенту или уведомление сотруднику, меняет ответственного, оставляет запись в ленте. Условия — по сумме, стадии, ответственному и источнику.
Каждое срабатывание видно в журнале: что случилось, какое правило сработало и что оно сделало. Правило можно выключить, не удаляя, — удобно, когда процесс меняется.
Главная ошибка
Автоматизировать хаос. Если стадии воронки у вас каждый понимает по-своему, правило только быстрее разнесёт путаницу. Сначала договоритесь о стадиях (об этом — в статье про воронку продаж), потом включайте правила по одному.
